Ab 2025 müssen Unternehmen, die Aufträge von der öffentlichen Hand in Rheinland-Pfalz erhalten, E-Rechnungen im XRechnung-Format einreichen.
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Neue Pflicht ab April 2025
Ab dem 1. April 2025 werden Unternehmen, die öffentliche Aufträge in Rheinland-Pfalz ausführen, gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen im XRechnung-Format zu stellen. Diese Vorschrift ist Teil der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechVORP), die am 10. Januar 2024 erlassen wurde. Damit endet die Übergangsfrist, die Unternehmen seit April 2020 die Wahl zwischen herkömmlichen und E-Rechnungen ließ, im März 2025.
Schritte zur E-Rechnungseinreichung
Unternehmen müssen sich zunächst auf dem E-Rechnungsportal ZRE des Landes registrieren und eine eigene Umsatzsteuer-ID angeben. Anschließend können sie E-Rechnungen im XRechnung-Format gemäß den aktuellen Vorgaben auf dem Portal hochladen oder sie an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de senden, wenn die Rechnungen von der im Profil hinterlegten ZRE-E-Mail-Adresse stammen. Alternativ kann auch das ZUGFeRD-Format genutzt werden, wobei reine PDF-Dateien nicht akzeptiert werden.
Die Rolle des Zentralen elektronischen Rechnungseingangs (ZRE)
Der Zentrale elektronische Rechnungseingang (ZRE) bietet Unternehmen kostenfreien Zugang zur elektronischen Rechnungsstellung bei Behörden und Einrichtungen in Rheinland-Pfalz sowie den Kommunen. Der Prozess umfasst die Entgegennahme von E-Rechnungen, formale Prüfungen, Übermittlung an den Empfänger und Benachrichtigung des Rechnungsstellers. Allerdings überprüft der ZRE nicht die inhaltliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnungen, initiiert keine automatischen Zahlungsprozesse und stellt nicht sicher, ob eine Rechnung bereits eingereicht wurde.
Vorteile der neuen Regelungen
Die Einführung dieser Regelungen soll den Einsatz von E-Rechnungen fördern und so Einsparpotenziale für die Verwaltung erschließen. Dies führt zu finanziellen Einsparungen und verkürzt die Bearbeitungszeiten der Verwaltung. Fedor Ruhose, Digitalisierungsstaatssekretär des Landes Rheinland-Pfalz, betont, dass dies nicht nur Kosten für Porto, Papier und Druck reduziert, sondern auch Effizienzsteigerungen für Unternehmen bringt, die öffentliche Aufträge im Land erhalten. |
