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Auf Einkäufer und Systemanbieter warten eine Menge Hausaufgaben

27.03.2014

BME-Studie Elektronische Beschaffung 2014:

Best Practice bei E-Lösungen noch in weiter Ferne

Elektronische Katalogsysteme werden in Einkauf und Logistik mittlerweile intensiv und auf breiter Basis genutzt. E-Lösungen im Bereich des Supply Chain Managements (SCM) sind erkennbar stärker in den Fokus gerückt, erfahren aber nicht dieselbe Aufmerksamkeit wie Systeme für das Lieferantenmanagement/E-SRM (Supplier-Relationship-Management). Und: Während elektronische Ausschreibungen in den Procurement-Abteilungen weiter auf dem Vormarsch sind, werden E-Auktionen noch immer von vielen Firmen nur sporadisch genutzt. Das hat die aktuelle Studie „Elektronische Beschaffung 2014: Stand der Nutzung und Trends“ ergeben, die von Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME), Universität Würzburg und der HTWK Leipzig jährlich erhoben wird. An der Studie hatten sich 236 Firmen zwischen November 2013 und Januar 2014 beteiligt. Darunter befanden sich 121 Großunternehmen mit über 2.000 Mitarbeitern sowie 115 KMU.

Bei fast allen E-Tools stehen Effizienz, Transparenz und Sicherheit von IT-Prozessen im Vordergrund. Die Systeme dienen in erster Linie dazu, um in der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten eine Win-Win-Situation zu schaffen. Nichtsdestotrotz rechnen sich die Lösungen natürlich auch. „E-Lösungen sind ein Garant für die Wettbewerbsfähigkeit des Einkaufs. „Sie dienen zwar der Rationalisierung und halten dem Einkäufer den Rücken für die eigentlichen Aufgaben frei. Allerdings sind Betrieb und Weiterentwicklung der IT-Systeme nicht nebenbei möglich“, betont BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Christoph Feldmann. Die Tools erforderten technisches Know-how und Manpower. „Nur durch die konsequente Einführung hocheffizienter IT-Systeme lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit im Einkauf auf Dauer erhalten und ausbauen. Dies setzt aber voraus, dass die Software des Anbieters störungsfrei und benutzerfreundlich ist“, sagt Studienleiter Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky, Lehrstuhlinhaber für BWL und Industriebetriebslehre an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg. Die Unternehmen müssten ihrerseits gewährleisten, dass ihre internen IT-Prozesse und -Systeme permanent gepflegt werden.

Die BME-Studie belegt, dass sowohl technisch als auch organisatorisch von Systemanbietern und Unternehmen eine Reihe Hausaufgaben zu erledigen sind. Je nach Tool geben nur zwischen null Prozent (E-SCM) und 11,6 %(Elektronische Kataloge, Auktionen) an, „Best Practice“ erreicht zu haben. Funktionalitäten und Benutzerfreundlichkeit der Systeme werden zwar positiv eingeschätzt, aber je nach Tool sind nur 50 bis 60 % der Unternehmen zufrieden. Sicherlich wachsen die Ansprüche – nicht zuletzt getrieben durch die immensen technischen Entwicklungen im privaten Kommunikationsbereich, die indirekt auf die Tools übertragen werden. Gleichzeitig existieren – zum Beispiel mit Blick auf die Ausschreibungslösungen – auch noch einige durchaus fundamentalere Probleme (etwa Schnittstellen zur Durchgängigkeit der Prozesse), die seitens der Systemanbieter zu lösen sind. Hierzu ist ein intensiver Dialog zwischen Systemanbietern und Kunden notwendig, nicht zuletzt, um notwendige Standards zu etablieren und weiter auszubauen.

Ergebnisse des BME-Stimmungsbarometers Elektronische Beschaffung 2014

Prozesseinsparungen: Im Mittel reduzieren die Unternehmen ihre Prozesskosten bei dezentralen Bestellprozessen über Katalogsysteme um
25,9 %, bei Ausschreibungsprozessen um 13,9 % und bei Verhandlungsprozessen (Auktionen) um 7,2 %. Allerdings schwanken die Einsparungen – je nach Ausgangslage – zum Teil erheblich. Dies deutet darauf hin, dass einerseits die Systeme unterschiedlich umfassend und nicht überall gleich professionell eingesetzt werden. Andererseits variiert natürlich das Leistungs- und Kostenniveau vor der Einführung des Tools

Einsparungen Einstandspreise (Anschaffungskosten): Bei den Einstandspreisen konnten die Unternehmen durchschnittlich 8,4 % bei Katalogsystemen, 7,0 % bei Ausschreibungslösungen und 10,8 % bei Auktionslösungen einsparen. Allerdings gibt es sowohl Firmen, die entweder deutlich über diesen Werten lagen als auch stark darunter.

Elektronische Kataloge: C-Güter- (E-Katalog-) Systeme sind aus dem Geschäftsalltag von Global Playern und KMU nicht mehr wegzudenken. Die Tools scheinen technisch ausgereift; auch die organisatorischen Probleme hinsichtlich der Prozessgestaltung in den Unternehmen werden zunehmend besser beherrscht.

Elektronische Ausschreibungen: Bei geplanten Neueinführungen liegen sie an zweiter Stelle (19,5 %). Das zeigt, dass diese Systeme bei den Usern grundsätzlich als sinnvoll angesehen werden und auch weiter ausgebaut werden sollen.

Elektronische Auktionen: Diese Tools sind nach wie vor nicht in der Breite angekommen.

Lieferantenmanagement / E-SRM: Elektronische Lösungen in diesem Bereich sind in vielen Unternehmen stärker in den Mittelpunkt der Aktivitäten gerückt. Die Quote der Unternehmen, die auf Lieferantenmanagement/E-SRM langfristig verzichten wollen, ist aktuell unter 20 % gesunken – somit könnte sich hier ein weiteres „Standard-Tool“ etablieren.

Supply Chain Management / E-SCM: E-SCM-Lösungen werden von den Firmen wieder häufiger genutzt, sicherlich aufgrund der Tendenz zur engeren Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Sie erfahren aber nicht dieselbe Aufmerksamkeit wie Systeme für Lieferantenmanagement/E-SRM.

Servicequalität: Grundsätzlich sehen die meisten Anwender die Servicequalität eher positiv, auch wenn die Zufriedenheit bei E-Katalogen und -Ausschreibungen in den vergangenen Jahren leicht abnahm. Sehr zufrieden oder zufrieden ist aber bei Ausschreibungen aktuell nicht einmal die Hälfte der Betriebe.

Nutzungsintensität: Hier schätzen KMU die Nutzungsintensität und den Reifegrad der Systeme aktuell höher ein als Großunternehmen, obwohl sie die Systeme im Schnitt später eingeführt haben. Bei ihnen ist die Nutzungsintensität insgesamt sogar gestiegen. Offenbar sind KMU schneller in der Lage, die Systeme auszurollen und intensiver anzuwenden – was sicherlich in der geringeren Komplexität der Beschaffungsorganisation und dem kleineren Beschaffungsportfolio begründet liegt.

Neue Ansätze: Web-2.0-Technologien wie Wikis, Blogs oder Professional (Social) Networks spielen mit Blick auf die klassischen Tools der elektronischen Beschaffung aktuell für viele nur eine Nebenrolle. Dennoch ist auch hier unverkennbar, dass sich einige als „First Mover“ intensiv mit diesen Themen auseinandersetzen und diese Technologien auch in die Beschaffungsabläufe integrieren wollen. In Verbindung mit dem Schlagwort „Big Data“ existieren mittlerweile erste interessante Ansätze im Beschaffungsbereich, die die Entwicklung der nächsten Jahre prägen könnten.

Fazit: Die aktuelle Studie zeigt, dass der wesentliche Impuls zur Nutzung aller Tools vom Einkauf ausgeht. Das Procurement war, ist und bleibt wesentlicher Treiber dieser Anwendungen im Unternehmen. Allerdings sind E-Lösungen keine Standardsoftware, die nach der Einführung unverändert läuft. Auf Einkäufer und Systemanbieter warten noch eine Menge Hausaufgaben. 

  Quelle: www.bme.de


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