10 Tipps, denn Zahlungsverzug ist ein MUSS!
Probleme mit Kunden, die ihre Rechnungen nicht zahlen, kennt wohl jeder Unternehmer. Kunden geraten manches Mal mit dem Ausgleich ihrer Rechnungen in Zahlungsverzug. Zwar hat jeder Unternehmer den Begriff „Zahlungsverzug“ schon gehört und die aller meisten wissen auch um seine Bedeutung. Dass ein solcher vor Einschaltung eines Inkassounternehmens oder eines Rechtsanwalts aber zwingend vorliegen muss, damit man auf den Kosten solcher Rechtsdienstleister am Ende nicht sitzen bleibt, wissen nur wenige.
Jeder Gläubiger hat also zwar das Recht, sich beim Einzug einer Forderung externe Hilfe von einem Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen zu holen, vor Einschaltung eines Rechtsdienstleisters ist das Vorliegen des Zahlungsverzuges aber ein MUSS. Erst dann hat der Gläubiger auch einen Anspruch auf Ersatz des ihm entstehenden Verzugsschadens, zu dem unter anderem die Anwalts- und Inkassokosten gehören. „Es ist daher wichtig, dass man schon früh die Voraussetzung dafür schafft, fremde Hilfe – auf Kosten des Schuldners – in Anspruch nehmen zu können“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer
Inkasso GmbH.
Die wichtigsten Fragen rund um den Zahlungsverzug:
Zahlungsverzug schon aufgrund vertraglicher Vereinbarungen
„Ein Kunde kommt in Verzug, wenn ein nach dem Kalender bestimm-barer Zahlungstermin überschritten wurde. Allerdings muss der Zahlungstermin im Gesetz festgelegt oder vertraglich vereinbart worden sein – auch in der Weise, dass die Zahlung eine bestimmte, angemes-sene Zeit nach einem Ereignis
stattzufinden hat. Zu denken ist etwa an einen Vertrag, in dem für die Zahlung eine Frist von 14 Tagen nach Vertragsschluss oder z. B. nach Abruf der Ware festgelegt wurde. Hier ist der Zahlungstermin für den Kunden nach dem Kalender bestimmbar und es bedarf einer Mahnung nicht.“
Zahlungsverzug aufgrund gesetzlicher Bestimmungen
„Ein Kunde gerät grundsätzlich 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Zahlungsverzug, wenn es Geschäfte zwischen Unternehmern sind. Bei Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Frist nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde.“
Reicht ein Zahlungsziel in der Rechnung aus?
„Die Antwort lautet ganz klar: nein. Selbst wenn das Zahlungsziel nach dem Kalender bestimmbar ist, also z. B. ‚zahlbar bis zum 30.10…‘ gerät der Kunde bei Überschreiten noch nicht in Zahlungsverzug. Das würde nur dann gelten, wenn der Zahlungstermin zuvor vertraglich vereinbart worden wäre. Die einseitige Bestimmung des Zahlungsziels in der Rechnung reicht also nicht.“
Wie setzt man einen Kunden in Zahlungsverzug?
„In Verzug kommt der Kunde mit Zugang einer Mahnung des Gläubigers, in der dieser ihn zur Zahlung der fälligen Forderung auffordert. Gemahnt werden kann, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist. Eine Mahnung vor Fälligkeit ist unwirksam! Gibt man eine solche Forderung an einen Rechtsanwalt ab, sind dessen Kosten unter Umständen vom Schuldner nicht zu ersetzen, weil dieser durch die – vor Fälligkeit – ausgesprochene Mahnung nicht in Zahlungsverzug geraten ist.“
Kann der Kunde auch telefonisch in Zahlungsverzug gesetzt werden?
„Ja! Eine Mahnung kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Zum Zwecke der Beweisbarkeit ist jedoch eine schriftliche Mahnung vorzuziehen und eindeutig als solche zu kennzeichnen. Formulierungen wie ‚Vergessen Sie nicht, dass noch eine Rechnung offen ist‘ sind im Zweifel nicht ausreichend. Aus der Mahnung muss der
eindeutige Wille hervorgehen, dass man sein Geld möchte.“
Was ist, wenn der Kunde den Zugang einer Rechnung bestreitet?
„Man sollte ihm am besten gar keine Gelegenheit dazu geben. Eine Rechnung, die auf dem Postwege verschickt wird, kann bei ‚Problemkunden‘ sicherheitshalber per Einschreiben mit Rückschein oder auch als Einwurf-Einschreiben versendet werden. Zuvor sollte die Rechnung schon per Fax an den Kunden gehen. Dabei gilt es, das Sendeprotokoll gut aufzubewahren. Man kann ebenso die Rechnung vorab per Mail senden. Auch hier sollte bei wichtigen Mails eine Dokumentation des Versandes aufbewahrt werden, etwa durch Archivieren des „Gesendet“-Ordners im Mail-Programm oder durch einen Ausdruck oder Screenshot der gesendeten E-Mail – und ggf. auch einer Lesebestätigung. Es kann sich auch als wichtig herausstellen, manchem Kunden persönlich unter Zeugen die Rechnung auszuhändigen.
Bestreitet der Kunde den Zugang der Rechnung aber, und man hat keine der vorab genannten Maßnahmen ergriffen und kann somit den Eingang der Rechnung beim Kunden auch nicht zweifelsfrei nachweisen, bleibt einem nichts anderes übrig, als dem Kunden erneut eine Rechnung zu schicken. Diesmal natürlich mit der gebotenen Vorsicht und unter Berücksichtigung der genannten Möglichkeiten. Meist wird man in der neuen Rechnung auch ein neues Zahlungsziel setzen, aber wenn ein solches nicht im Vertrag vereinbart worden ist, kann man darauf ggf. auch verzichten und die Rechnung sogar gleich mit einer Mahnung verbinden.“
Muss in der Mahnung eine Frist gesetzt werden?
„Eine Mahnung, in der der Kunde zur Zahlung aufgefordert wird, muss keine Frist enthalten. Der Kunde ist mit Fälligkeit der Rechnung und dann erfolgter Mahnung in Verzug. Eine gesetzte Frist macht aber die Ernsthaftigkeit der Mahnung deutlicher und gibt die Terminierung der nächsten Mahnung vor, sollte diese nötig werden (siehe unten).“
Wie viele Tage nach der Mahnung muss abgewartet werden?
„Da kaufmännisch zwei bis drei schriftliche Mahnungen im Abstand von 7 bis 10 Tagen üblich sind, sollte also sofort nach spätestens 10 Tagen die nächste Mahnung rausgehen, sofern keine Zahlung erfolgte. Soll die Ernsthaftigkeit der Mahnungen nicht ‚verwässert‘ werden, sollte man nicht mehr als drei verschicken. Mit jeder Mahnung darüber hinaus, würde man die eigene Glaubwürdigkeit untergraben.“
Ab welchem Tag können Verzugszinsen berechnet werden?
„Ab dem Tag, an dem der Kunde mit der Zahlung der Rechnung in Verzug gerät, kann man Verzugszinsen sowie einen ggf. höheren (z. B. Zins-)Schaden geltend machen.“
Ab wann kann dürfen Mahnspesen geltendgemacht werden?
„Bei Zahlungsverzug ist man als Gläubiger grundsätzlich auch berechtigt, Ersatz seiner Mahnkosten zu verlangen. Viele Gerichte akzeptieren Pauschalen zwischen 1,00 € und 5,00 € pro Mahnschreiben ab der zweiten Mahnung, wenn kein Einzelnachweis vorhanden ist. Für die erste Mahnung darf aber nur dann eine Mahngebühr erhoben werden, wenn der Kunde vorher schon beispielsweise aufgrund des Ablaufs der 30-Tage-Frist in Verzug war. Von einem Unternehmer als Schuldner kann der Gläubiger stattdessen auch eine Pauschale von 40 Euro fordern, die allerdings wohl auf die Kosten eines Rechtsanwalts oder Inkassounternehmens angerechnet werden muss, wenn man später auf deren Hilfe zurückgreift (§ 288 Abs. 5 BGB.).“ |
