Präzise Dokumentation von Ausfallzeiten und -gründen gegenüber Arbeitsagentur / Automatische und papierlose Datenverwaltung mit virtic
Selbst wenn der kommende Winter nicht so lang werden sollte wie der letzte: Viele Bauunternehmen müssen bald wieder Saison-Kurzarbeitergeld (Saison-Kug) verwalten. Den bürokratischen Mehraufwand für die ordnungsgemäße Dokumentation von Ausfallzeiten und -gründen gegenüber der Agentur für Arbeit können Unternehmen auch automatisiert und papierlos mithilfe der Zeitwirtschaftslösung virtic erledigen. Das mobile Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem der Dortmunder virtic GmbH & Co. KG verfügt über ein entsprechendes Reporting-Tool.
Die Agentur für Arbeit zahlt Saison-Kurzarbeitergeld, wenn ungünstige Witterungsverhältnisse zu Arbeitsausfällen führen. Durch die Kostenerstattung an betroffene Unternehmen sollen deren Mitarbeiter vor Arbeitslosigkeit geschützt werden. Zwingende Voraussetzung für den finanziellen Ausgleich ist jedoch eine genaue Dokumentation der Ausfallumstände, wie Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH & Co. KG erläutert: „Die Arbeitsagentur verlangt eine präzise Erfassung und akkurate Verwaltung der Arbeitszeitdaten sowie der Ausfallgründe vom Unternehmen. Für Betriebe mit papiergebundener Zeitwirtschaft ein nicht unerheblicher Verwaltungsaufwand.“
Um das Saison-Kug erstattet zu bekommen, muss das Unternehmen die Ausfallzeiten, -gründe und die geplanten, aber nicht durchführbaren Tätigkeiten bei der Arbeitsagentur anzeigen. „Anwender der mobilen Zeitwirtschaftslösung virtic profitieren an dieser Stelle durch die automatisierte und papierlose Erfassungsmethodik über die Diensthandys der Mitarbeiter. Sie sparen viel Zeit bei den zusätzlichen Dokumentationspflichten“, sagt Stausberg.
Bürokratischen Mehraufwand automatisiert erledigen
Die Vorgehensweise ist dabei genauso einfach wie die herkömmliche mobile Zeiterfassung von virtic: Auf der Baustelle verwenden die Arbeiter ihre Handys oder Smartphones, um Schlechtwetter-Situationen genau zu erfassen. Die entsprechende Meldung ist in den Erfassungsdialog des Eingabemenüs integriert, so dass mit nur einem Klick der Schlechtwetter-Beginn gemeldet werden kann. Nach dem Klick auf „Schlechtwetter“ erscheint eine Maske, in der die geplante Tätigkeit und der Ausfallgrund (z.B. Frost, Schnee, Kälte) ausgewählt werden können.
Disponenten, Projekt- und Bauleiter können in ihrem virtic-Konto in Echtzeit mitverfolgen, welche Mitarbeiter auf welchen Baustellen Schlechtwetter gebucht und die Arbeit unterbrochen oder beendet haben. Das System berechnet anhand der Arbeitszeiten auf der Baustelle bis zur Schlechtwetter-Meldung und der Sollzeit jedes Mitarbeiters automatisch die Schlechtwetter-Zeiten. Sie werden im Online-Stundenzettel jedes Mitarbeiters ausgewiesen. Gemeinsam mit den Buchungssätzen für Lohn, Gehalt, Zulagen, Zuschlägen, Reisekosten etc. werden die Schlechtwetter-Zeiten für das Lohnprogramm aufbereitet und übergeben. Ein entsprechendes Belegformular kann für die Arbeitsagentur ausgedruckt oder per Mail versandt werden.
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