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Wir meistern die Krise

29.05.2020

Die derzeit herrschende Pandemie stellt unsere Generation und unseren Kulturkreis vor bislang ungekannten Herausforderungen. Kontakteinschränkungen, Hygienevorschriften, Kurzarbeit und Home-Office sind nur einige Hürden, vor denen Unternehmen stehen. An dieser Stelle möchten wir Ihnen berichten, wie der Submissions-Anzeiger die Krise meistert.

Egal, wie aufgewühlt die Welt drumherum war, der Submissions-Anzeiger erschien pünktlich und brachte Ihnen die so wichtigen Ausschreibungen. Auch die aktuelle Ausgabe halten Sie heute in ihren Händen. Und wir sind froh, dass das so ist. Wir konnten den Verlagsbetrieb uneingeschränkt aufrechterhalten, weil wir rechtzeitig für jeden Mitarbeiter ein Home-Office eingerichtet haben. Sowohl die Schnelligkeit als auch die perfekte technische Umsetzung haben wir, dieses Lob muss hier unbedingt stehen, der Weitsicht und dem Können unserer IT-Abteilung zu verdanken.

Ein solides Fundament
Die Grundvoraussetzungen waren vorher schon geschaffen worden. Alle veralteten Windows-Rechner waren ausgetauscht und kleine Mini Linux Rechner eingerichtet, die als Clients für Windows Terminal Server funktionieren. Mit entsprechenden Zugriffslizenzen können so mehrere Leute darauf arbeiten. Entscheidend ist die Größe der Server dahinter.

Dabei dachte unsere IT gleich „big“ und richtete zwei Server ein, entsprechend der Zweiteilung eines Verlages und der Kollegen in eine Redaktion und dem kaufmännisch-administrative Bereich.

„Wir haben damit die Grundvoraussetzungen hergestellt, die prinzipiell jedes Unternehmen schnell und einfach realisieren kann“, berichtet Stefan Günther, Head of IT im Hause des Submissions-Anzeigers, und beginnt damit aus dem Nähkästchen zu plaudern. „Entscheidend ist, dass die Hardware in der eigenen Firma steht und keine Cloud genutzt wird. Das ist prinzipiell möglich, aber damit macht man sich von vielen Faktoren abhängig.“ Und das birgt Risiken. So waren ganz offensichtlich viele Cloud-Applikationen auf den durch die Pandemie verursachten Ansturm auf die digitalen Kommunikationswege von den Anbietern nicht vorbereitet worden. Ein allgemeines Problem, auf das wir noch zu sprechen kommen.

Jedes Tool steht und fällt bekanntermaßen mit dem verantwortlichen Fachpersonal, sprich: dem Administrator vor Ort. Das kann ein Angestellter oder ein externer Dienstleister sein. Der Letztere verursacht jedoch wieder eine Abhängigkeit, die es sorgsam gegenüber eventuellen Vorteilen abzuwägen gilt.

Der Weg nach draußen
Damit wäre der erste Teil geschafft, das Fundament gegossen und ausgehärtet. Jeder Mitarbeiter kann von jedem dafür eingerichteten Rechner arbeiten. Genau das soll jetzt von Zuhause erfolgen. Bekanntermaßen führen viele Wege nach Rom.

Stefan Günther blieb glücklicherweise die Qual der Wahl erspart: „Der einfachste und kostengünstigste Weg für uns war die Firewall“, erzählt er. „Wir haben eine kostenfreie Open Source Firewall auf Linux-Basis, die ich vorher aus Überzeugung eingerichtet habe, und das zahlte sich aus.“

Denn mit dieser konnten über einen VPN-Tunnel, den man, um es bildhaft auszudrücken, durchs Internet gräbt, und eines entsprechenden Zertifikates die nötigen Verbindungen aufgebaut werden. Diese Verbindungen sind für andere nicht sichtbar. Das A und O ist bei dieser Lösung, wie auch Nicht-Nerds leicht erkennen werden, eine stabile, sichere Internetanbindung. Die besitzen wir durch unsere Glasfaserleitung, deren Leistung und Qualität selbst den hohen Ansprüchen unseres Head of IT gerecht wird. Allerdings fügt er hinzu: „ich empfehle dringend eine zweite Anbindung von einem anderen Anbieter“, so sein Insider-Tipp. Diese dient als Backup, falls die erste ausfällt. Dass der Submissions-Anzeiger eine solche besitzt, versteht sich.

Was es noch zu tun gibt
Damit sind die Voraussetzungen für eine produktive Arbeit im Home-Office geschaffen. Halt, es bleibt noch die Frage des Mediums. Wir haben die mini PCs mit Linux mit nachhause gegeben.

Und wir haben Laptops angeschafft. Das klingt selbstverständlich. Doch hier möchten wir die Kosten ganz knapp thematisieren. Je nach Größe des Unternehmens und Mitarbeiterzahl kann die Anschaffung von Neuware nämlich schnell den Etat sprengen. Doch es gibt eine Alternative, wie unser IT-Experte weiß: „Ich hatte frühzeitig einen Anbieter gefunden, der günstig gebrauchte Hardware anbietet. Nach meiner langjährigen Erfahrung sind Bedenken – zumindest prinzipielle – dagegen unbegründet.“ Selbstverständlich muss man sorgfältig prüfen, was man kauft. Doch dann kann man etwas finden, was salopp als „Schnäppchen“ zu bezeichnen ist. Business-Geräte / Workstations kauft man locker für ein Drittel des Preises, den Neugeräte kosten würden. Dabei halten Sie im Schnitt vier oder fünf Jahre bei einer völlig ausreichenden Leistung für Büroarbeiten.

Es geht los
Dann kommt die Feuertaufe. Alles steht und fällt mit der Internetanbindung der Kolleginnen und Kollegen bei sich zuhause; der einzige Faktor, den unsere IT nicht beherrschte. Tatsächlich trennte sich bei den Providern auch sehr schnell die Spreu vom Weizen. Einige waren mehr als nur mangelhaft vorbereitet. Sie hatten ihr Netz nicht hinreichend ausgebaut, um den schon genannten Run standzuhalten. Dabei verkaufen zunächst Alle hohe Leistungen, im Vertrauen darauf, dass kaum alle Kunden diese gleichzeitig in Anspruch nehmen; in normalen Zeiten. Doch die Zeiten sind nicht normal, und es kam, wie es kommen musste. Die eine Kollegin, der andere Kollege wurde aus dem Netz geworfen und musste Zwangspause einlegen, die Arbeit zog sich hin.

„Meine Aufgabe bestand anfangs hauptsächlich darin, präsent zu sein und Hilfe zu leisten“, erzählt Stefan Günther. In Notfällen mussten schnell Alternativen, wie beispielsweise Any Desk, genutzt werden, um ein Arbeiten im Home-Office kurzfristig zu ermöglichen. Das war aber nur in ganz seltenen Fällen wirklich notwendig. Letztlich lief der Laden, weil alle die Nerven behielten und an einem Strang zogen. Bei all diesen Aufgaben mussten gleichzeitig immer die Daten auf den Servern vor externen Zugriffen absolut sicher sein. Auch das gelang vorbildlich.

Die Kommunikation
Ein wichtiger Baustein ist die Telefonanlage. Denn die Kommunikation mit den Kunden soll aus dem Home-Office heraus erfolgen, wie aus dem üblichen Büro gewohnt. Unsere Telefonanlage leistet das mit VoIP-Technik. Bildlich gesprochen kann jeder Kollege im Verlag ein langes Kabel einstöpseln und bis zu sich nachhause abrollen, dort einstöpseln und mit der Telefonie loslegen.

Eine Alternative hierzu bietet ein Soft-Client bzw. Softphone. Zwar ist dabei ein Headset sinnvoll, um der Rückkopplung Herr zu werden, doch erspart man sich auf der anderen Seite das Telefon mit nach Hause zu nehmen. Wofür man sich entscheidet, ist letztlich eine Frage des persönlichen Geschmacks; beides funktioniert.

Und was wäre ein modernes Unternehmen ohne Meetings? Nichts! Also muss auch diese Möglichkeit vorhanden sein, wobei einige Kommunikationsplattformen bereits zur Verfügung stehen und sich bewährt haben. Ein bestimmtes Produkt will unser IT-Experte natürlich nicht empfehlen, doch einen persönlichen Tipp mag er preisgeben: „Prinzipiell werde ich immer Cloud-unabhängige Lösungen bevorzugen, um bei jedem erdenklichen Szenario das Heft in der Hand zu behalten. Aus dem gleichen Grunde halte ich auch eine Inhouse-Administration für die bessere Lösung.“

Dem kann man zustimmen oder nicht, doch die denkbar schlechteste Lösung ist, wenn die Mitarbeiter Firmendaten auf einen USB-Stick ziehen und mit heimnehmen. Das mag wohl bei anderen Unternehmen vorgekommen sein und ist fraglos der Albtraum eines jeden verantwortungsbewussten Administrators; ein koordiniertes Arbeiten und Datensicherheit sind so reine Illusion.

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Stefan Günther

Ausblicke
Keiner kann mit Bestimmtheit sagen, ob eine zweite Corona-Welle über uns hinwegrollen wird oder nicht. Wer sich aber jetzt vorbereitet, der ist sicher gut beraten; es muss ja auch nicht COVID-19 sein. Durch das rechtzeitige Einrichten effektiver Home-Offices waren wir vorbereitet und hoffen, Ihnen mit diesem Bericht ein paar praktikable Tipps gegeben zu haben.

Damit war die Aufgabe aber noch nicht abgeschlossen. Denn jetzt galt es, den von uns allen herbeigesehnten normalen Alltag vorzubereiten. Die Kolleginnen und Kollegen sollten schrittweise wieder in den Verlag kommen und ihre Arbeit in ihrem Büro aufnehmen. Dazu mussten vorab alle Vorschriften und Verordnungen zur Hygiene und Infektionsvermeidung umgesetzt werden. Wie wir dies meisterten, erfahren Sie in der nächsten Ausgabe.

Sie haben selbst bereits Erfahrungen gemacht, die für die anderen Leser interessant sind? Dann schicken Sie uns doch einen kurzen Bericht, den wir gerne in einer der nächsten Ausgaben veröffentlichen werden. Lassen Sie uns gemeinsam lernen, mit Krisen umzugehen!

  Quelle: www.submission.de


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